Extralingos privatlivspolitik

1. Hvem er ansvarlig for dine oplysninger

Dataansvarlig er Lingodays B.V., der driver virksomhed under navnet Extralingo, Eeuwigelaan 3, 1861 CL Bergen (NH), Nederlandene, handelsregisternummer 69857652.

Spørgsmål om privatliv? Skriv til privacy@extralingo.com eller til ovenstående adresse, att. Privacy.

Denne politik omfatter extralingo.com, alle tilhørende (under)domæner, din Extralingo-konto og bookingsag, vores e-mails og notifikationer, vores online niveautests, vores onlinemødemiljø og alle øvrige ydelser, vi leverer (samlet: "platformen"). VerifiedEducators.com drives af samme selskab og er også omfattet af denne politik.

Følger du et link fra platformen til en sprogskoles websted eller en anden tredjepart, gælder den pågældende parts privatlivspolitik dér.

Sprog. Denne politik offentliggøres på engelsk, nederlandsk, dansk og svensk. Den engelske version er originalteksten; de øvrige versioner er oversættelser heraf. Ved uoverensstemmelse mellem versionerne har den engelske tekst forrang. Dette berører ikke dine rettigheder efter den databeskyttelseslovgivning, der gælder for dig.

2. Hvilke oplysninger vi indsamler

Oplysninger, du selv giver os

• Kontooplysninger: for- og efternavn, e-mailadresse, adgangskode (opbevares krypteret), sprogpræference og valutapræference. Du behøver ikke en konto blot for at se platformen.
• Forespørgsels- og bookingoplysninger: den skole, det kursus, de datoer, den indkvartering og de ekstraydelser, du vælger, dit forventede sprogniveau, fødselsdato, telefonnummer, adresse, nationalitet, køn (valgfrit), oplysninger om nødkontakt og hvad du i øvrigt fortæller os.
• Betalingsoplysninger: navn, faktureringsadresse og betalingsoplysninger. Kortoplysninger behandles af vores betalingsudbyder; vi opbevarer ikke selv fulde kortnumre.
• Kommunikation: beskeder i din bookingsag, e-mails, formularer, chatbeskeder med sprogskolen og WhatsApp-beskeder, hvis du har tilvalgt disse notifikationer. Chatbeskeder opbevares krypteret.
• Onlinemøder: holder du et onlinemøde med en sprogskole via vores miljø, optagelsen, transskriptionen og referatet af mødet. Se punkt 6.
• Niveautests: dine svar, din score og det resulterende CEFR-niveau. Du vælger selv, om resultatet gemmes på din konto eller kun sendes til dig pr. e-mail.
• Anmeldelser og profiloplysninger: det, du selv skriver eller udfylder, herunder et profilbillede, hvis du tilføjer et.
• Undersøgelser: dine svar, medmindre du deltager anonymt.

Oplysninger, vi indsamler automatisk

• IP-adresse, browsertype, enhedstype og styresystem.
• Besøgte sider, søgninger på platformen, klik, tidsforbrug og henvisende websted.
• Om du åbner vores e-mails, og hvilke links du klikker på.
• Din omtrentlige placering baseret på din IP-adresse, som vi bruger til at foreslå sprog og valuta.
• Oplysninger fra cookies og lignende teknologier; se vores cookiedeklaration.

Oplysninger fra andre kilder

• Login med en ekstern konto: logger du ind via for eksempel Google eller Facebook, modtager vi dit navn, din e-mailadresse og dit profilbillede fra den tjeneste, i det omfang du tillader det.
• Sprogskoler: statusoplysninger om din booking, tilgængelighed og beskeder, som skolen sender om din bookingsag.
• Annonce- og analysetjenester: aggregerede oplysninger om, hvordan besøgende finder vores platform.

Andres oplysninger, som du giver os. Giver du os oplysninger om en anden person, for eksempel dit barn eller en nødkontakt, er du ansvarlig for, at den pågældende er bekendt med dette og med denne privatlivspolitik.

Følsomme oplysninger. Vi beder ikke om helbredsoplysninger. Fortæller du af egen drift om en allergi, en kost eller et helbredsmæssigt hensyn, der er relevant for dit ophold, behandler vi det udelukkende for at gennemføre din booking og deler det kun med den sprogskole eller indkvartering, der har brug for det. Del ikke oplysninger i chatten, som ikke er nødvendige dér, såsom kopier af pas eller betalingsoplysninger.

3. Hvorfor vi bruger dine oplysninger, og på hvilket grundlag

Hvor vi støtter os på en legitim interesse, har vi afvejet den mod dit privatliv og begrænset behandlingen til det nødvendige. Du kan gøre indsigelse; se punkt 10.

4. Hvornår dine oplysninger sendes til sprogskolen

For at kunne behandle en forespørgsel deler vi indledningsvis kun det, skolen har brug for for at bekræfte tilgængelighed og pris, såsom det ønskede kursus, datoerne og det oplyste niveau. Dine fulde kontaktoplysninger deles først med sprogskolen, når din booking er bekræftet, og dit depositum er modtaget. Indtil da bliver kommunikationen på vores platform.

Derefter modtager skolen de oplysninger, den har brug for for at tilrettelægge dit ophold, herunder navn, fødselsdato, nationalitet, kontaktoplysninger, ankomstoplysninger, nødkontakt og eventuelle særlige forhold, du har oplyst. Sprogskolen er selv dataansvarlig for brugen af disse oplysninger og anvender sin egen privatlivspolitik. Booker du hos en skole uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, se punkt 8.

5. Hvem vi ellers deler dine oplysninger med

• Sprogskoler, indkvarteringsudbydere og transferudbydere, som beskrevet ovenfor.
• Mollie, vores betalingsudbyder, til behandling af betalinger og refusioner.
• Leverandører, der behandler på vores vegne, på grundlag af en databehandleraftale og udelukkende efter vores instruks:
• Hetzner — hosting og serverinfrastruktur (Tyskland)
• Cloudflare — indholdslevering, ydeevne og sikkerhed
• Postmark — afsendelse af transaktionsmails
• Klaviyo — e-mailnotifikationer og markedsføringsmails
• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) — WhatsApp-notifikationer
• Daily — video og lyd til onlinemøder samt den transskriptionstjeneste, der anvendes hertil
• Google — webstedsanalyse, annoncemåling og reCAPTCHA til beskyttelse af vores formularer mod automatiseret misbrug
• Moneybird — fakturering og bogføring
• Rådgivere og revisorer, i nødvendigt omfang.
• Myndigheder, når vi er retligt forpligtede hertil, eller når det er nødvendigt for at beskytte vores rettigheder.
• En erhvervende part, ved fusion, opkøb eller overdragelse af hele eller dele af virksomheden. Vi informerer dig, hvis det sker.
• I aggregeret eller anonymiseret form, for eksempel statistik over bookinger pr. destination. Du kan ikke identificeres ud fra disse oplysninger.

Vi sælger ikke dine personoplysninger og deler ikke personoplysninger med annoncører.

6. Onlinemøder med en sprogskole

Holder du et onlinemøde med en sprogskole via vores platform, bliver mødet optaget og transskriberet. Alle deltagere skal give samtykke på forhånd; uden samtykke afholdes mødet ikke. Trækker du dit samtykke tilbage under mødet, afsluttes mødet.

Vi bruger optagelsen til at lave et referat til dig og til skolen, til kvaliteten af vores service og til at kontrollere, at aftalerne mellem os og sprogskolen overholdes. Optagelsen opbevares i 90 dage og slettes derefter. Transskriptionen og referatet opbevares sammen med din bookingsag.

7. Sådan bruger vi automatisering og AI

Vi bruger automatiserede systemer, herunder AI-modeller, for at arbejde hurtigere og mere ensartet. I praksis betyder det:

• udarbejdelse af udkast til svar og tilbud, som en medarbejder gennemgår, inden noget sendes til dig;
• oversættelse af beskeder og af oplysninger om skoler og destinationer;
• referater af møder og bookingsager;
• analyse af tidligere forespørgsler og beskeder for at forbedre vores service.

Vi sender ikke dine personoplysninger til eksterne AI-leverandører. Inden indhold behandles af en sådan leverandør, fjernes eller erstattes personoplysninger, så leverandøren kun modtager tekstens indhold og ingen oplysninger, der identificerer dig. Transskription af onlinemøder er undtagelsen: den udføres af den leverandør, der er nævnt i punkt 5, som en del af mødetjenesten og på grundlag af en databehandleraftale.

Vi træffer ikke afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende betydelig virkning alene på grundlag af automatiseret behandling.

8. Overførsler uden for EØS

Vi er etableret i Nederlandene og behandler som udgangspunkt dine oplysninger inden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde.

Booker du en sprogrejse uden for EØS, er overførsel af dine oplysninger til skolen i det pågældende land uundgåelig. Overførslen er nødvendig for at opfylde den aftale, du indgår med os (databeskyttelsesforordningens artikel 49, stk. 1, litra b).

Leverandører kan også behandle oplysninger uden for EØS. I så fald baserer vi overførslen på en tilstrækkelighedsafgørelse fra Europa-Kommissionen eller på Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser suppleret med passende yderligere foranstaltninger. Vil du vide, hvilken garanti der gælder for en konkret overførsel, så skriv til privacy@extralingo.com.

9. Hvor længe vi opbevarer dine oplysninger

Vi opbevarer ikke oplysninger længere end nødvendigt. Nogle oplysninger skal vi opbevare: fakturaer og bogføringsmateriale skal efter nederlandsk skattelovgivning opbevares i syv år.

Efter opbevaringsperioden sletter eller anonymiserer vi oplysningerne, medmindre vi skal opbevare dem længere på grund af en retlig forpligtelse eller en verserende tvist.

10. Dine rettigheder

Du har ret til at:

• få indsigt i de oplysninger, vi har om dig;
• få urigtige oplysninger berigtiget;
• få dine oplysninger slettet;
• få behandlingen begrænset;
• gøre indsigelse mod behandling baseret på en legitim interesse og til enhver tid mod direkte markedsføring;
• modtage dine oplysninger i et almindeligt format og få dem overført (dataportabilitet);
• trække et samtykke tilbage, uden at det påvirker behandlingen forud herfor.

Mange oplysninger kan du selv se og ændre på din konto. Ved øvrige anmodninger skriv til privacy@extralingo.com. Vi svarer inden for en måned; ved en kompleks anmodning kan vi forlænge fristen med to måneder og giver dig besked herom. Vi kan bede om yderligere oplysninger for at fastslå din identitet.

Sletter vi din konto, kan vi fortsat være nødt til at opbevare visse oplysninger, såsom fakturaer på grund af den skattemæssige opbevaringspligt.

Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, hører vi gerne fra dig først. Du har desuden ret til at klage til den nederlandske databeskyttelsesmyndighed Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) eller til tilsynsmyndigheden i det EU-land, hvor du bor — i Danmark Datatilsynet (datatilsynet.dk).

11. Sikkerhed

Vi træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder krypteret trafik (TLS), krypteret opbevaring af chatbeskeder, adgang efter behov, logning og regelmæssige opdateringer. Intet system er fuldstændig sikkert. Har du mistanke om misbrug af din konto eller finder du en sårbarhed, så meld det til support@extralingo.com.

12. Børn og unge

Du kan oprette en Extralingo-konto, hvis du er 18 år eller derover. Er deltageren yngre, opretter en forælder eller værge kontoen og foretager bookingen. Vi behandler en mindreårig deltagers oplysninger udelukkende for at gennemføre bookingen.

Opdager vi, at vi har indsamlet et barns oplysninger uden den nødvendige tilladelse, sletter vi dem hurtigst muligt. Tror du, det er sket, så skriv til privacy@extralingo.com.

13. Cookies

Vi bruger cookies og lignende teknologier til at få platformen til at fungere, til at måle brugen og, hvis du samtykker, til at vise og måle annoncering. Vi bruger desuden Google reCAPTCHA til at beskytte vores formularer mod automatiseret misbrug; herved sendes oplysninger til Google, også i USA. Vores cookiedeklaration beskriver, hvilke cookies det er, og hvordan du ændrer dit valg. Deklarationen udgør en del af denne privatlivspolitik.

14. Ændringer

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik. Den gældende version er altid offentliggjort på platformen med datoen for den seneste ændring. Ved væsentlige ændringer informerer vi registrerede brugere pr. e-mail eller via en meddelelse på deres konto.

15. Kontakt

Lingodays B.V. (Extralingo)

Eeuwigelaan 3, 1861 CL Bergen (NH), Nederlandene

privacy@extralingo.com