Privacybeleid Extralingo

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke is Lingodays B.V., handelend onder de naam Extralingo, Eeuwigelaan 3, 1861 CL Bergen (NH), Nederland, KvK-nummer 69857652.

Vragen over privacy? Mail privacy@extralingo.com of schrijf naar bovenstaand adres, ter attentie van Privacy.

Dit beleid geldt voor extralingo.com, alle bijbehorende (sub)domeinen, je Extralingo-account en dossier, onze e-mails en meldingen, onze online niveautests, onze online-gesprekomgeving en alle overige diensten die wij aanbieden (samen: het "platform"). VerifiedEducators.com wordt geëxploiteerd door dezelfde onderneming en valt ook onder dit beleid.

Klik je vanaf het platform door naar de website van een taalschool of een andere derde, dan geldt daar het privacybeleid van die partij.

Taal. Dit beleid wordt gepubliceerd in het Engels, Nederlands, Deens en Zweeds. De Engelse versie is de originele tekst; de overige versies zijn vertalingen daarvan. Bij verschil tussen de versies is de Engelse tekst leidend. Dit doet geen afbreuk aan je rechten op grond van de privacywetgeving die op jou van toepassing is.

2. Welke gegevens we verzamelen

Gegevens die je zelf verstrekt

• Accountgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), taalvoorkeur en valutavoorkeur. Om het platform alleen te bekijken heb je geen account nodig.
• Aanvraag- en boekingsgegevens: de school, cursus, data, accommodatie en extra's die je kiest, je beoogde taalniveau, geboortedatum, telefoonnummer, adres, nationaliteit, geslacht (optioneel), gegevens van een noodcontactpersoon, en wat je ons verder vertelt.
• Betaalgegevens: naam, factuuradres en betaalgegevens. Kaartgegevens worden verwerkt door onze betaaldienstverlener; wij bewaren zelf geen volledige kaartnummers.
• Communicatie: berichten in je dossier, e-mails, formulieren, chatberichten met de taalschool, en WhatsApp-berichten als je die meldingen hebt aangezet. Chatberichten worden versleuteld opgeslagen.
• Online gesprekken: voer je via onze omgeving een online gesprek met een taalschool, dan de opname, het transcript en de samenvatting van dat gesprek. Zie paragraaf 6.
• Niveautests: je antwoorden, je score en het resulterende CEFR-niveau. Je kiest zelf of het resultaat in je account wordt bewaard of alleen per e-mail naar je wordt gestuurd.
• Reviews en profielgegevens: wat je zelf plaatst of invult, inclusief een profielfoto als je die toevoegt.
• Enquêtes en onderzoek: je antwoorden, tenzij je anoniem deelneemt.

Gegevens die we automatisch verzamelen

• IP-adres, browsertype, apparaattype en besturingssysteem.
• Bezochte pagina's, zoekopdrachten op het platform, klikgedrag, bezoekduur en de verwijzende website.
• Of je onze e-mails opent en welke links je aanklikt.
• Je locatie bij benadering op basis van je IP-adres, die we gebruiken om een taal en valuta voor te stellen.
• Gegevens uit cookies en vergelijkbare technieken; zie onze cookieverklaring.

Gegevens uit andere bronnen

• Inloggen via een extern account: log je in via bijvoorbeeld Google of Facebook, dan ontvangen wij van die dienst je naam, e-mailadres en profielfoto, voor zover je dat toestaat.
• Taalscholen: statusinformatie over je boeking, beschikbaarheid en berichten die de school over jouw dossier stuurt.
• Advertentie- en analysediensten: geaggregeerde gegevens over hoe bezoekers ons platform bereiken.

Gegevens van anderen die je aan ons doorgeeft. Geef je gegevens van iemand anders door, bijvoorbeeld van je kind of van een noodcontactpersoon, dan ben je er verantwoordelijk voor dat die persoon hiervan op de hoogte is en dit privacybeleid kent.

Bijzondere persoonsgegevens. Wij vragen niet om gezondheidsgegevens. Vertel je uit eigen beweging over een allergie, een dieet of een medisch aandachtspunt dat relevant is voor je verblijf, dan verwerken wij dat uitsluitend om je boeking uit te voeren en delen wij het alleen met de taalschool of accommodatie die het nodig heeft. Deel in de chat geen gegevens die daar niet nodig zijn, zoals kopieën van paspoorten of betaalgegevens.

3. Waarvoor we je gegevens gebruiken en op welke grondslag

Waar wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, hebben wij dat belang afgewogen tegen jouw privacy en de verwerking beperkt tot wat nodig is. Je kunt daartegen bezwaar maken; zie paragraaf 10.

4. Wanneer je gegevens naar de taalschool gaan

Om een aanvraag te behandelen, delen we eerst alleen wat de school nodig heeft om beschikbaarheid en prijs te bevestigen, zoals de gevraagde cursus, de data en het opgegeven niveau. Je volledige contactgegevens delen we pas met de taalschool nadat je boeking is bevestigd en je aanbetaling is ontvangen. Tot dat moment blijft de communicatie op ons platform.

Daarna ontvangt de school de gegevens die zij nodig heeft om je verblijf te organiseren, waaronder je naam, geboortedatum, nationaliteit, contactgegevens, aankomstgegevens, noodcontact en eventuele bijzonderheden die je hebt doorgegeven. De taalschool is voor het gebruik van die gegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke en past haar eigen privacybeleid toe. Boek je bij een school buiten de Europese Economische Ruimte, zie dan paragraaf 8.

5. Met wie we je gegevens verder delen

• Taalscholen, accommodatieverschaffers en transferaanbieders, zoals hierboven beschreven.
• Mollie, onze betaaldienstverlener, voor het verwerken van betalingen en terugbetalingen.
• Leveranciers die namens ons verwerken, op basis van een verwerkersovereenkomst en uitsluitend volgens onze instructies:
• Hetzner — hosting en serverinfrastructuur (Duitsland)
• Cloudflare — contentlevering, prestaties en beveiliging
• Postmark — verzending van transactionele e-mail
• Klaviyo — e-mailmeldingen en marketingmail
• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) — WhatsApp-meldingen
• Daily — video en audio voor online gesprekken, en de transcriptiedienst die daarvoor wordt gebruikt
• Google — websiteanalyse, advertentiemeting en reCAPTCHA om onze formulieren tegen geautomatiseerd misbruik te beschermen
• Moneybird — facturatie en boekhoudkundige administratie
• Adviseurs en accountants, voor zover nodig.
• Autoriteiten, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer dat nodig is om onze rechten te beschermen.
• Een overnemende partij, bij een fusie, overname of overdracht van (een deel van) de onderneming. Wij informeren je daarover.
• In geaggregeerde of geanonimiseerde vorm, bijvoorbeeld statistieken over boekingen per bestemming. Uit die gegevens ben je niet te herleiden.

Wij verkopen je persoonsgegevens niet en delen geen persoonsgegevens met adverteerders.

6. Online gesprekken met een taalschool

Voer je via ons platform een online gesprek met een taalschool, dan wordt dat gesprek opgenomen en getranscribeerd. Alle deelnemers moeten daar vooraf mee instemmen; zonder instemming gaat het gesprek niet door. Trek je je toestemming tijdens het gesprek in, dan wordt het gesprek beëindigd.

We gebruiken de opname om een samenvatting voor jou en voor de school te maken, voor de kwaliteit van onze dienstverlening, en om te controleren of de afspraken tussen ons en de taalschool worden nageleefd. De opname wordt 90 dagen bewaard en daarna verwijderd. Het transcript en de samenvatting worden bij je dossier bewaard.

7. Hoe we automatisering en AI gebruiken

Wij gebruiken geautomatiseerde systemen, waaronder AI-modellen, om sneller en consistenter te werken. In de praktijk betekent dat:

• het opstellen van conceptantwoorden en concept-offertes, die een medewerker controleert voordat er iets naar je toe gaat;
• het vertalen van berichten en van informatie over scholen en bestemmingen;
• het samenvatten van gesprekken en dossiers;
• het analyseren van eerdere aanvragen en berichten om onze dienstverlening te verbeteren.

Wij sturen je persoonsgegevens niet naar externe AI-leveranciers. Voordat inhoud door zo'n leverancier wordt verwerkt, worden persoonsgegevens verwijderd of vervangen, zodat de leverancier alleen de inhoud van de tekst ontvangt en geen gegevens waarmee jij identificeerbaar bent. De transcriptie van online gesprekken is hierop de uitzondering: die wordt uitgevoerd door de in paragraaf 5 genoemde leverancier als onderdeel van de gespreksdienst, op basis van een verwerkersovereenkomst.

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.

8. Doorgifte buiten de EER

Wij zijn gevestigd in Nederland en verwerken je gegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte.

Boek je een taalreis buiten de EER, dan is doorgifte van je gegevens aan de school in dat land onvermijdelijk. Die doorgifte is noodzakelijk om de overeenkomst die je met ons sluit uit te voeren (artikel 49 lid 1 sub b AVG).

Ook leveranciers kunnen gegevens buiten de EER verwerken. In dat geval baseren wij de doorgifte op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende maatregelen. Wil je weten welke waarborg voor een specifieke doorgifte geldt, mail dan privacy@extralingo.com.

9. Hoe lang we je gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Sommige gegevens moeten wij bewaren: facturen en boekhoudkundige administratie moeten op grond van de Nederlandse belastingwetgeving zeven jaar worden bewaard.

Na afloop van de termijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij wij ze langer moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting of een lopend geschil.

10. Je rechten

Je hebt het recht om:

• inzage te vragen in de gegevens die wij over je hebben;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• je gegevens te ontvangen in een gangbaar formaat en te laten overdragen (dataportabiliteit);
• gegeven toestemming in te trekken, zonder gevolgen voor de verwerking die daarvóór plaatsvond.

Veel gegevens kun je zelf inzien en aanpassen in je account. Voor andere verzoeken mail je privacy@extralingo.com. We reageren binnen één maand; bij een complex verzoek kunnen we die termijn met twee maanden verlengen en laten we je dat weten. We kunnen om aanvullende gegevens vragen om je identiteit vast te stellen.

Verwijderen we je account, dan kunnen we sommige gegevens toch moeten bewaren, zoals facturen vanwege de fiscale bewaarplicht.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de toezichthouder in het EU-land waar je woont.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteld verkeer (TLS), versleutelde opslag van chatberichten, toegang op basis van noodzaak, logging en regelmatige updates. Geen enkel systeem is volledig veilig. Vermoed je misbruik van je account of ontdek je een kwetsbaarheid, meld dat dan via support@extralingo.com.

12. Kinderen en jongeren

Je kunt een Extralingo-account aanmaken als je 18 jaar of ouder bent. Is de deelnemer jonger, dan maakt een ouder of wettelijk vertegenwoordiger het account aan en de boeking. Wij verwerken de gegevens van een minderjarige deelnemer uitsluitend om de boeking uit te voeren.

Ontdekken wij dat wij zonder de vereiste toestemming gegevens van een kind hebben verzameld, dan verwijderen wij die zo snel mogelijk. Denk je dat dit is gebeurd, mail dan privacy@extralingo.com.

13. Cookies

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken om het platform te laten werken, het gebruik te meten en, als je daar toestemming voor geeft, om advertenties te tonen en te meten. Daarnaast gebruiken wij Google reCAPTCHA om onze formulieren tegen geautomatiseerd misbruik te beschermen; daarbij worden gegevens naar Google verzonden, ook in de Verenigde Staten. Onze cookieverklaring beschrijft welke cookies dit zijn en hoe je je keuze aanpast. Die verklaring maakt deel uit van dit privacybeleid.

14. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De actuele versie staat altijd op het platform, met de datum van de laatste wijziging. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij geregistreerde gebruikers per e-mail of via een melding in hun account.

15. Contact

Lingodays B.V. (Extralingo)

Eeuwigelaan 3, 1861 CL Bergen (NH), Nederland

privacy@extralingo.com