Extralingos integritetspolicy

1. Vem ansvarar för dina uppgifter

Personuppgiftsansvarig är Lingodays B.V., som bedriver verksamhet under namnet Extralingo, Eeuwigelaan 3, 1861 CL Bergen (NH), Nederländerna, handelsregisternummer 69857652.

Frågor om integritet? Mejla privacy@extralingo.com eller skriv till adressen ovan, att: Privacy.

Denna policy omfattar extralingo.com, alla tillhörande (under)domäner, ditt Extralingo-konto och bokningsärende, våra e-postmeddelanden och aviseringar, våra nivåtest online, vår miljö för onlinemöten och alla övriga tjänster vi tillhandahåller (tillsammans: "plattformen"). VerifiedEducators.com drivs av samma företag och omfattas också av denna policy.

Följer du en länk från plattformen till en språkskolas webbplats eller en annan tredje part gäller den partens integritetspolicy där.

Språk. Denna policy publiceras på engelska, nederländska, danska och svenska. Den engelska versionen är originaltexten; övriga versioner är översättningar av den. Vid avvikelse mellan versionerna har den engelska texten företräde. Detta påverkar inte dina rättigheter enligt den dataskyddslagstiftning som gäller för dig.

2. Vilka uppgifter vi samlar in

Uppgifter du själv lämnar

• Kontouppgifter: för- och efternamn, e-postadress, lösenord (lagras krypterat), språkval och valutaval. Du behöver inget konto bara för att titta på plattformen.
• Förfrågnings- och bokningsuppgifter: den skola, kurs, de datum, det boende och de tillägg du väljer, din avsedda språknivå, födelsedatum, telefonnummer, adress, nationalitet, kön (frivilligt), uppgifter om nödkontakt och det du i övrigt berättar för oss.
• Betalningsuppgifter: namn, faktureringsadress och betalningsuppgifter. Kortuppgifter hanteras av vår betaltjänstleverantör; vi lagrar inte själva fullständiga kortnummer.
• Kommunikation: meddelanden i ditt bokningsärende, e-post, formulär, chattmeddelanden med språkskolan och WhatsApp-meddelanden om du har valt de aviseringarna. Chattmeddelanden lagras krypterade.
• Onlinemöten: håller du ett onlinemöte med en språkskola via vår miljö, inspelningen, transkriptionen och sammanfattningen av mötet. Se punkt 6.
• Nivåtest: dina svar, ditt resultat och den resulterande CEFR-nivån. Du väljer själv om resultatet sparas på ditt konto eller bara skickas till dig via e-post.
• Omdömen och profiluppgifter: det du själv skriver eller fyller i, inklusive en profilbild om du lägger till en.
• Undersökningar: dina svar, om du inte deltar anonymt.

Uppgifter vi samlar in automatiskt

• IP-adress, webbläsartyp, enhetstyp och operativsystem.
• Besökta sidor, sökningar på plattformen, klick, tid på plattformen och hänvisande webbplats.
• Om du öppnar våra e-postmeddelanden och vilka länkar du klickar på.
• Din ungefärliga plats baserat på din IP-adress, som vi använder för att föreslå språk och valuta.
• Uppgifter från cookies och liknande tekniker; se vår cookiedeklaration.

Uppgifter från andra källor

• Inloggning med ett externt konto: loggar du in via till exempel Google eller Facebook får vi ditt namn, din e-postadress och din profilbild från den tjänsten, i den utsträckning du tillåter det.
• Språkskolor: statusinformation om din bokning, tillgänglighet och meddelanden som skolan skickar om ditt bokningsärende.
• Annons- och analystjänster: aggregerade uppgifter om hur besökare hittar till vår plattform.

Andras uppgifter som du lämnar till oss. Lämnar du uppgifter om någon annan, till exempel ditt barn eller en nödkontakt, ansvarar du för att den personen känner till detta och denna integritetspolicy.

Känsliga uppgifter. Vi frågar inte efter hälsouppgifter. Berättar du på eget initiativ om en allergi, en kosthållning eller ett medicinskt hänsyn som är relevant för din vistelse behandlar vi det enbart för att genomföra din bokning och delar det endast med den språkskola eller det boende som behöver det. Dela inte uppgifter i chatten som inte behövs där, såsom kopior av pass eller betalningsuppgifter.

3. Varför vi använder dina uppgifter och på vilken grund

Där vi stöder oss på ett berättigat intresse har vi vägt det mot din integritet och begränsat behandlingen till det nödvändiga. Du kan invända mot den; se punkt 10.

4. När dina uppgifter går till språkskolan

För att kunna hantera en förfrågan delar vi inledningsvis bara det skolan behöver för att bekräfta tillgänglighet och pris, såsom den efterfrågade kursen, datumen och den angivna nivån. Dina fullständiga kontaktuppgifter delas med språkskolan först när din bokning har bekräftats och din handpenning har mottagits. Fram till dess stannar kommunikationen på vår plattform.

Därefter får skolan de uppgifter den behöver för att organisera din vistelse, däribland namn, födelsedatum, nationalitet, kontaktuppgifter, ankomstuppgifter, nödkontakt och eventuella särskilda behov du har angett. Språkskolan är själv personuppgiftsansvarig för användningen av de uppgifterna och tillämpar sin egen integritetspolicy. Bokar du hos en skola utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, se punkt 8.

5. Vem vi i övrigt delar dina uppgifter med

• Språkskolor, boendeleverantörer och transferleverantörer, enligt beskrivningen ovan.
• Mollie, vår betaltjänstleverantör, för hantering av betalningar och återbetalningar.
• Leverantörer som behandlar för vår räkning, enligt personuppgiftsbiträdesavtal och endast på våra instruktioner:
• Hetzner — hosting och serverinfrastruktur (Tyskland)
• Cloudflare — innehållsleverans, prestanda och säkerhet
• Postmark — utskick av transaktionsmejl
• Klaviyo — e-postaviseringar och marknadsföringsmejl
• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) — WhatsApp-aviseringar
• Daily — video och ljud för onlinemöten, samt den transkriberingstjänst som används för detta
• Google — webbanalys, annonsmätning och reCAPTCHA för att skydda våra formulär mot automatiserat missbruk
• Moneybird — fakturering och bokföring
• Rådgivare och revisorer, i den mån det behövs.
• Myndigheter, när vi är rättsligt skyldiga att göra det eller när det är nödvändigt för att skydda våra rättigheter.
• En förvärvande part, vid fusion, förvärv eller överlåtelse av hela eller delar av verksamheten. Vi informerar dig om det sker.
• I aggregerad eller anonymiserad form, till exempel statistik över bokningar per destination. Du kan inte identifieras utifrån de uppgifterna.

Vi säljer inte dina personuppgifter och delar inte personuppgifter med annonsörer.

6. Onlinemöten med en språkskola

Håller du ett onlinemöte med en språkskola via vår plattform spelas mötet in och transkriberas. Alla deltagare måste samtycka i förväg; utan samtycke hålls inte mötet. Återkallar du ditt samtycke under mötet avslutas mötet.

Vi använder inspelningen för att ta fram en sammanfattning till dig och till skolan, för kvaliteten på vår service och för att kontrollera att överenskommelserna mellan oss och språkskolan efterlevs. Inspelningen sparas i 90 dagar och raderas därefter. Transkriptionen och sammanfattningen sparas tillsammans med ditt bokningsärende.

7. Så använder vi automatisering och AI

Vi använder automatiserade system, däribland AI-modeller, för att arbeta snabbare och mer enhetligt. I praktiken innebär det:

• att ta fram utkast till svar och offerter, som en medarbetare granskar innan något skickas till dig;
• att översätta meddelanden och information om skolor och destinationer;
• att sammanfatta möten och bokningsärenden;
• att analysera tidigare förfrågningar och meddelanden för att förbättra vår service.

Vi skickar inte dina personuppgifter till externa AI-leverantörer. Innan innehåll behandlas av en sådan leverantör tas personuppgifter bort eller ersätts, så att leverantören endast får textens innehåll och inga uppgifter som identifierar dig. Transkribering av onlinemöten är undantaget: den utförs av den leverantör som anges i punkt 5 som en del av mötestjänsten, enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Vi fattar inte beslut med rättsliga följder eller liknande betydande följder enbart på grundval av automatiserad behandling.

8. Överföringar utanför EES

Vi är etablerade i Nederländerna och behandlar i princip dina uppgifter inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Bokar du en språkresa utanför EES är överföring av dina uppgifter till skolan i det landet oundviklig. Överföringen är nödvändig för att fullgöra det avtal du ingår med oss (artikel 49.1 b i dataskyddsförordningen).

Även leverantörer kan behandla uppgifter utanför EES. I så fall grundar vi överföringen på ett beslut om adekvat skyddsnivå från Europeiska kommissionen eller på kommissionens standardavtalsklausuler, kompletterade med lämpliga ytterligare åtgärder. Vill du veta vilken skyddsåtgärd som gäller för en viss överföring, mejla privacy@extralingo.com.

9. Hur länge vi sparar dina uppgifter

Vi sparar inte uppgifter längre än nödvändigt. Vissa uppgifter måste vi spara: fakturor och bokföringsmaterial ska enligt nederländsk skattelagstiftning sparas i sju år.

Efter lagringstidens slut raderar eller anonymiserar vi uppgifterna, om vi inte måste spara dem längre på grund av en rättslig skyldighet eller en pågående tvist.

10. Dina rättigheter

Du har rätt att:

• få tillgång till de uppgifter vi har om dig;
• få felaktiga uppgifter rättade;
• få dina uppgifter raderade;
• få behandlingen begränsad;
• invända mot behandling som grundas på ett berättigat intresse, och när som helst mot direktmarknadsföring;
• få dina uppgifter i ett vanligt format och få dem överförda (dataportabilitet);
• återkalla samtycke du lämnat, utan att det påverkar behandlingen dessförinnan.

Många uppgifter kan du själv se och ändra på ditt konto. För övriga begäranden, mejla privacy@extralingo.com. Vi svarar inom en månad; vid en komplex begäran kan vi förlänga tiden med två månader och meddelar dig då. Vi kan be om ytterligare uppgifter för att fastställa din identitet.

Raderar vi ditt konto kan vi ändå behöva spara vissa uppgifter, såsom fakturor på grund av den skattemässiga arkiveringsplikten.

Är du missnöjd med hur vi hanterar dina uppgifter hör vi gärna det från dig först. Du har dessutom rätt att lämna klagomål till den nederländska dataskyddsmyndigheten Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) eller till tillsynsmyndigheten i det EU-land där du bor — i Sverige Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

11. Säkerhet

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, däribland krypterad trafik (TLS), krypterad lagring av chattmeddelanden, behörighet efter behov, loggning och regelbundna uppdateringar. Inget system är helt säkert. Misstänker du missbruk av ditt konto eller upptäcker du en sårbarhet, rapportera det till support@extralingo.com.

12. Barn och unga

Du kan skapa ett Extralingo-konto om du är 18 år eller äldre. Är deltagaren yngre skapar en förälder eller vårdnadshavare kontot och gör bokningen. Vi behandlar en minderårig deltagares uppgifter enbart för att genomföra bokningen.

Upptäcker vi att vi har samlat in ett barns uppgifter utan nödvändigt tillstånd raderar vi dem så snart som möjligt. Tror du att detta har skett, mejla privacy@extralingo.com.

13. Cookies

Vi använder cookies och liknande tekniker för att plattformen ska fungera, för att mäta hur den används och, om du samtycker, för att visa och mäta annonsering. Vi använder även Google reCAPTCHA för att skydda våra formulär mot automatiserat missbruk; då skickas uppgifter till Google, även i USA. Vår cookiedeklaration beskriver vilka cookies det är och hur du ändrar ditt val. Deklarationen utgör en del av denna integritetspolicy.

14. Ändringar

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy. Den gällande versionen publiceras alltid på plattformen med datum för den senaste ändringen. Vid väsentliga ändringar informerar vi registrerade användare via e-post eller genom ett meddelande på deras konto.

15. Kontakt

Lingodays B.V. (Extralingo)

Eeuwigelaan 3, 1861 CL Bergen (NH), Nederländerna

privacy@extralingo.com